Muchos días parecen traernos un aluvión de tareas y responsabilidades, las cuales, en apariencia, debemos asumir dándoles solución cuanto antes. Uno se pasa el día “apagando fuegos”, pero quizá al finalizarlo no se ha conseguido resolver casi ninguna de las cosas importantes que nos habíamos marcado. El resultado: se acrecienta nuestra ansiedad.
En el colmo de la desesperación, planea efectuar una lista de objetivos--aunque la mayoría de los días sólo puede hacer algunos progresos y cuando uno se atreve a mirar la lista cada mañana, una gran nube negra suele situarse justo encima de nosotros—esas tareas difíciles, complejas e importantes tan cruciales y que deben hacerse y, por otro lado, tan fáciles de evitar.
La mayoría de nosotros creamos una lista de cosas para hacer con la intención de evitar que los sentimientos que nos provocan nos sobrepasen, aunque raramente solemos utilizar las herramientas a nuestro alcance para obtener los mejores resultados. Al contrario, los asuntos empiezan a dar vueltas en nuestras cabezas provocando culpa por el hecho de sentirnos saturados y de que perdemos el control de nuestras prioridades.
¿Existe una forma mejor de confeccionar una lista sobre las tareas a hacer? Los expertos dicen que sí, aunque hay una forma correcta y una incorrecta de hacerlo.
De acuerdo con el investigador Timothy Pychyl, Ph.D., profesor de psicología en la Universidad de Carleton en Ottawa, Canada, “las personas acostumbran a realizar una lista de sus tareas más importantes—durmiéndose luego en sus laureles. La lista se convierte en los logros del día que nos permita sentir que hemos hecho algo útil, sin que ello represente un trabajo real para nosotros”.
La verdad es que confeccionar una lista se convierte en una forma de evitar el trabajo en sí mismo. “Demasiado a menudo, la lista en sí se contempla como un “logro” del día, reduciendo de forma inmediata la culpa que proporciona la sensación de trabajar realmente en las tareas, invirtiendo nuestras energías en la lista”, dice Pychyl. "Cuando se utiliza una lista para tal fin, es simplemente una forma de mentirnos a nosotros mismos”.
Es un ejemplo de lo que ha venido a denominarse “campo de evitación”: nos preparamos para actuar, nos fijamos objetivos para conseguir hacerlo, pero en realidad no lo ponemos en práctica. En su lugar, perdemos el tiempo en sentirnos muy mal, limitándonos a trazar círculos sobre los proyectos, una y otra vez.
Para muchas personas, la lista es utilizada para atender la gran cantidad de pequeños detalles que requieren especial atención. El hecho de sumergirse a sí mismo en tareas complicadas es una forma efectiva de evitar las tareas más importantes y desafiantes. Pychyl dice que estas actitudes suelen perderse en actividades de baja prioridad, activando las que se hallan en segundo o tercer nivel, en lugar de afrontar las cosas que realmente se necesitan.
• Para hacer más fácil el inicio de tareas de mayor dificultad, los expertos sugieren dividirla en pequeñas partes compuestas de actividades específicas y tangibles. Las investigaciones han demostrado que las tareas que no tienen un plan o estructura de acción obvias son las más difíciles de afrontar.
• Relacione acciones especificas, así como objetivos a alcanzar. Quizá su lista tenga una apariencia más larga de esta forma pero, paradójicamente, será para usted una herramienta más fácil de manejar.
• Haga un diagrama. Este tipo de lista le indicará o ayudará a programar “cuándo iniciar y cuándo acabar la tarea”, dice el psicólogo y consultor Neil Fiore, autor de The Now Habit. " Usted crea una visión global y actúa como lo haría un director de proyectos, con lo cual es menos probable que se agobie o distraiga por tareas de baja prioridad o momentáneas”.
• “Cada tema de la lista debería tener asignada una determinada importancia”, comenta. Otra forma de motivarse a usted mismo podría ser mediante la programación de tareas de forma alternativa: pasar una hora en un asunto de prioridad uno y luego premiarse haciendo algo más sencillo y de inferior importancia durante los siguientes 30 minutos.
• Las listas ayudan a mantener el impulso. Si está trabajando en una importante pero difícil tarea y aparece un pensamiento que interesa a una responsabilidad distinta, apúntelo y vuelva sobre el mismo al cabo de una media hora más o menos, después de trabajar en el primer proyecto.
• Fiore comenta también que el esfuerzo de realizar una lista le obliga a ser realista sobre la cantidad de tiempo de que dispone y a tomar algunas decisiones sobre prioridades. “Quizá no pueda hacerlo todo”, dice, “pero se podrá concentrar en la mejor forma de invertir su tiempo, en relación con sus prioridades mediante una óptica de sus limitaciones”.
Por: Kathleen McGowan
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